La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan.

Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo.

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.

Tema de la reunión
El tema de la reunión aparece en el orden del día, que contiene los puntos a tratar. La finalidad de la reunión se especifica en el objetivo u objetivos que se pretende alcanzar. Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o finalidad.

Tipos de reuniones

Brevemente enunciaremos a criterio de algunos autores las características de algunos tipos de reuniones:

Reuniones para Informar: Su objetivo fundamental es enterar de algo a un grupo de personas. Se aplica en dar a conocer una decisión tomada, responder a inquietudes recibidas de varias fuentes cuyas respuestas es de interés común, dar instrucciones para la realización de una tarea, combatir un rumor, informar nuevos procedimientos, etc.

Sus características es que es unidireccional, puede conllevar aclaraciones de dudas y ampliaciones a petición del grupo, pero puede complicarse la reunión. No hay debate.

No hay límites para la cantidad de personas a participar. La información debe ser transmitida con claridad y comprensible para los receptores. Este tipo de reunión puede sustituirse, si obtuviesen el mismo resultado por circulares, cartas, memos, el correo electrónico, el mural, por ser más económico y consume menos tiempo.

Reuniones para debate público: Su objetivo es someter a discusión ante una masa relativamente grande de personas uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos. Su aplicación es en aquellos casos donde prime un enfoque parlamentario, tales como congresos, asambleas, plenos, claustros, etc. Su característica es ser multidireccional, pero con alto grado de formalismo, se efectúa bajo la conducción de la persona con mayor nivel jerárquico.

Los asuntos se discuten bajo un enfoque rígido, donde predominan las intervenciones orales individuales predominan sobre el trabajo en equipo, los acuerdos se toman por mayoría de votos o por decisión del jefe.
No hay limitaciones en la cantidad de participantes ni exigencias especiales en cuanto al local a utilizar, reglas sencillas de otorgar la palabra previamente solicitada, se autoriza excepcionalmente interrumpir por cuestiones de orden o una aclaración, no diálogo, se utiliza la crítica abierta o velada, se mezcla la presentación de ideas con sus resultados y evaluación.

Reuniones para el desarrollo del personal: Su objetivo es que el equipo perfeccione sus conocimientos y habilidades, desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de análisis y síntesis. Su principal aplicación es en el entrenamiento de directivos y profesionales.

Es multidireccional bajo la presentación de alguien que presenta una tesis, un caso, exhibe un filme o simplemente coordina, se busca mejorar el conocimiento común a partir del intercambio intensivo y dinámico de información hasta lograr la identificación de nuevas ideas., tendencias o técnicas propuestas o surgidas de la propia interacción. No se toman acuerdos por mayoría si no conclusiones por consenso.

No debe excederse de 15 personas que estén motivados en el tema o temas a tratar, aceptables condiciones del local, la utilización de medios audiovisuales, la adecuada preparación de un facilitador y un registrador que anote a la vista de todos la síntesis de lo que se dice y concluye. Muy útil en el desarrollo de la capacidad de análisis, creatividad y la adquisición de conocimientos y habilidades por parte de directivos y profesionales, forma de aprender haciendo.

Reuniones para solucionar problemas: Su objetivo es analizar uno o varios problemas en grupos hasta encontrar de conjunto su solución, su aplicación se relaciona con la instrumentación de decisiones cuando existan varias alternativas de solución, es preferible la utilización en aquellos asuntos de gran complejidad e incertidumbre, posibles consecuencias, oposición o limitaciones demandan un estudio a fondo del equipo.

Es multidireccional, requiere de un facilitador con experiencia en trabajo en grupo, la identificación acertada del problema, sus causales y posibles soluciones, evaluarlas y selección de la más adecuada, requiere de un exhaustivo trabajo de grupo donde el consenso es el criterio que prime.

Demanda un gran nivel de preparación y ejecución, no debe excederse en 10 a 15 participantes, condiciones de local, ubicación de las sillas donde todos se puedan ver y además leer sin dificultades los papeles que se utilicen, utilización de técnicas que estimulen la creatividad y la aplicación del consenso, la aplicación de metodologías para el uso de solución de problemas para lograr sacar el mayor partido a la participación e inteligencia del grupo.

Recomendaciones para la eficacia de las reuniones

La eficacia de las reuniones viene determinada por el consenso adquirido y por la operatividad lograda. Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:

a) Ser necesaria su convocatoria y celebración
La celebración de muchas reuniones, teniendo en cuenta el poco tiempo del que disponen los directivos, o la dificultad para encontrar tiempos para reuniones, puede restar eficacia e implicación del equipo en las mismas.

b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes
El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos problemáticos del tema. Debe tener claros los datos esenciales, posibles problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesión de trabajo, alternativas y propuestas posibles.

De hecho, si una reunión no está preparada, no debería celebrarse. Sería una gran pérdida de tiempo y restaría mucha eficacia a ésta y posteriores convocatorias.

c) Terminar con un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.
Muchas reuniones de son ineficaces porque a su conclusión no se concreta un plan para llevar a cabo las decisiones tomadas, donde se expliciten las tareas a realizar, las personas responsables, las actividades necesarias a desarrollar y sus responsables, la temporalización, etc.

d) Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace así, las reuniones posteriores serán puramente formalistas.

No debe olvidarse que para ser más útil y eficiente una reunión depende de la determinación del objetivo de la misma. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión para que los miembros de la misma conozcan perfectamente los temas de las reuniones y la finalidad de las mismas, Es importante que los directivos procuren separar y no hacer coincidir en una misma reunión diversos temas y finalidades, ya que los que participan tienden a unirlos