Cuando de almacenes se trata, el abanico de tempestades y oportunidades se abre ampliamente, tanto en la cantidad de problemas que se presentan como en la cantidad de soluciones que hay para mejorar su desempeño, el punto aquí es ¿por dónde empiezo?

Tengo problemas desde el recibo, los inventarios, los embarques, el ausentismo, la rotación del personal, los resultados, los rechazos, las devoluciones, las mermas, los equipos y nadamás de escribir todas estas tribulaciones ya me agoté… ¿te suena la historia?

Desde mi punto de vista, el desempeño de los almacenes es el
resultado directo de cuatro cosas fundamentalmente…

La primera de ellas, eres TÚ… si TÚ. El desempeño de tu
almacén es directamente proporcional a lo que tú haces como
líder de ese grupo, está en función de lo que tú decides sobre ese grupo, de lo que tú propones sobre ese grupo. No valen las excusas en cuanto a las políticas de la empresa, que si no te dejan decidir, que si tu jefe es de tal o cual forma, que si no te dan presupuesto, que si tú, que si yo… nada, eres tú… para que las cosas cambien, primero debes cambiar tú, ¿estamos?

Para ponerle orden a tus almacenes y mejorar sus resultados, es necesario tomar acción sobre las otras tres cosas que nos quedan pendientes…

El Capital Humano, los asociados del almacén que día a día hacen y deshacen, los que surten, los que reabastecen, los que embarcan, los que limpian, los que inventarían, los que dirigen grupos, todos, absolutamente todos ellos forman el capital más importante de la organización y son ellos los que promoverán la disciplina y el orden en tu almacén, tú los guiarás, pero serán ellos los que ejecutarán las instrucciones que tú decidas, entonces, tu primera acción para hacer más productivo tu almacén estará enfocada a hacer que tus asociados del almacén colaboren en la limpieza, el orden, el mantenimiento y la conservación del almacén, ¿cómo lo vas a lograr? Involucrándolos en todos los procesos, asignando responsables, estableciendo límites, descubriendo las potencialidades de cada uno de tus asociados y colocándolos en las posiciones donde naturalmente explotarán sus propias capacidades, habilidades o destrezas, haciéndolos responsables de una parte del proceso y de una parte del almacén.

Los Procesos, después del Capital Humano, verdaderamente creo que esta acción es relativamente simple de ejecutar. Para ello, te preguntaría ¿tus procesos están documentados?, si lo están y no estás obteniendo resultados, quiere decir con toda seguridad que la documentación que tienes, es poco o nada provechosa, quizá está desactualizada, quizá no refleja la realidad de la operación, quizá solo se hizo para cumplir el requisito del ISO 9000, hay muchos quizás.

La importancia de la documentación, es que establece una forma de trabajar estandarizada, esto significa que, si toda la gente hace las tareas de la misma manera, siempre vas a tener el mismo error, y tener eso, es mejor que andar apagando fuegos por todos lados. ¿Suena raro? Velo de esta manera, si en una línea de ensamble, la máquina produce siempre el mismo artículo y por alguna razón hay un desperfecto en ella que hace que las piezas salgan con el mismo error, eso permite al dueño del proceso enfocarse en un solo problema, desde el punto de vista operativo, eso es una ventaja muy grande al momento de resolverlo porque enfocas las baterías en un solo punto.

Es muy común que en las operaciones de almacén, cada uno de los asociados tenga sus propios “métodos” para hacer las cosas y hasta sus propios “trucos” por si el sistema falla. Entonces la segunda acción que debes tomar, es la de alinear tus procesos, estandarizarlos, documentarlos y hacer que los asociados los sigan al pie de la letra, y para que no aniquiles la creatividad en el grupo, créales su propio foro de creatividad y llámalos Círculos de Calidad, Equipo de Alto desempeño, ponle el nombre de su mascota o de su equipo de futbol favorito, pero invítalos a que la creatividad que mostraron al hacer sus propios métodos la apliquen en los procesos actuales para mejorarlos y hacerlos más eficientes. Créeme que esto les dará una magnífica oportunidad de crecimiento y desarrollo.

Y finalmente, la tercera acción está relacionada con la infraestructura, que se refiere a todos los fierros, las computadoras, los montacargas y en general a todo lo “inanimado” que existe en el almacén. Asegúrate de tener las bitácoras de mantenimiento de los montacargas en orden y actualizadas, los extintores debidamente recargados y acorde a las especificaciones de material, los estantes y todo lo relacionado con los fierros para guardar el producto que cumplan con los requisitos de seguridad, en general, asegúrate de que toda la infraestructura del almacén esté en un estado que te permita tener una operación limpia y segura.

Te cuento rápidamente una historia personal, en alguna ocasión me tocó trabajar en un almacén donde el dueño de la empresa poco o nada había hecho por su almacén, y no había hecho nada porque mi antecesor no lo había podido convencer de la importancia de tener el lugar ordenado y seguro. Al recibir el lugar, lo primero que le hice fue un estudio de las condiciones en las que se encontraba el local y le anexé una serie de recomendaciones de implementación inmediata, pegadito a la hoja le anexe los costos de lo que sucedería si no tomábamos acción, costos asociados a los riesgos de muerte y accidentes graves que la gente podría sufrir por la falta de mantenimiento a los equipos y a las instalaciones.

Al tiempo inmediato se fueron haciendo las inversiones en la infraestructura del almacén y el lugar fue adquiriendo y mejorando su desempeño dentro de la organización. No estoy hablando de que tengas que comprar equipo nuevo, sino de hacer productivo lo que hoy en día tienes, eso sí, NUNCA permitas poner en riesgo la integridad física de tus asociados por falta de mantenimiento a tus instalaciones, NUNCA.

Así que aquí tienes estas tres acciones (que en realidad fueron cuatro) que necesitas poner en práctica para mejorar el desempeño de tu Centro de Distribución, como siempre…

Te deseo la mejor de las suertes