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¿Dónde comienza el Mentoring del líder?

Después de acumular dichosas experiencias que llenan nuestro morral de anécdotas, leyes para actuar y avisos de piedras que no debemos pisar; después de haber conseguido el diploma que solamente ofrece el recorrido por el camino y que ha sido firmado por el haber estado ahí, haberlo visto o haberlo comprobado menos por lección de teoría y más por práctica. Después de todas esas horas de reflexión y aprendizaje, a la persona le llega un momento clave en su trayectoria: Trascender con el aprendizaje de los otros.

Es cierto que ya bastante ha enseñado al estar cerca de su gente para coordinar, pedir, dirigir, controlar e inclusive corregir, pero el requerimiento es ahora más sutil y a la vez más exigente: Dejar huella mediante el aprendizaje que consiga sembrar en los demás. Desafío complejo y poco practicado voluntariamente pero a la vez, reto importante para emprenderlo con la certeza de que el esfuerzo dará los frutos esperados.
Son varios los asuntos y cuestionamientos que se hace el experto para desarrollar a alguien, comenzando con las cuestiones relacionadas con la capacidad y actitud de quien enseñará, es decir, si está eligiendo a la persona adecuada para la enseñanza planeada.

También, el Futuro Mentor o Coach suele cuestionarse respecto a las prioridades de lo que es necesario desarrollar primero en la persona. Duda si son las cuestiones personales, las prioridades organizacionales, las habilidades básicas o qué puntos los que requieren ser los primeros aspectos por atender en las brechas del pupilo.

También aparece la duda sobre los “cómos”, porque una cosa es saber que una persona requiere dominar ciertos principios y procedimientos financieros, por ejemplo, pero cómo asegurarnos que los domine, cómo hacer para que los practique y se vuelvan parte de su forma de analizar las cosas antes de actuar.

Antes de entrar en materia sobre los “cómos” y sobre el rol que se espera en lo didáctico de un formador o mentor, me parece básico dejar clara la idea de los cimientos. Es decir, las bases o fundamentos que son importantes para que todo aprendiz que busca desarrollo, los tenga claros.

Independientemente de la materia o tipo de problema que estará resolviendo, proyecto en el que participe o desafío que se proponga, me parece vital garantizar que la persona cuenta con Cinco perspectivas elementales.

Tomado de un modelo que alguna vez me compartió Don Carlos Eduardo Represas, Director de Nestlé México en los
80´s y 90´s.

Estos 5 preceptos Represas los planteó alguna vez como las prioridades que debía seguir la compañía y a mí se me ocurrió sugerirle que debían ser los fundamentos en el pensamiento y acción de las personas, lo cual le pareció lógico y a la vez crítico con los colaboradores. Lo anterior nos permitió fundamentar un programa de Habilidades Coaching para los líderes de la Compañía que manejé durante algunos años de hallazgos muy satisfactorios.

Los 5 preceptos tienen en común la letra F, utilizando palabras en inglés:

First (Primero) Requerimos que la persona se identifique
como ganador, se visualice siendo el que llega Primero y que logra ser el Primero para alcanzar metas, sentirse bien y estar dispuesto para el desarrollo.

Fast (Rápido) Es necesario que la persona tenga claro el sentido de urgencia , que consiga identificar sus acciones en el terreno de la efectividad, es decir la respuesta rápida y oportuna, comenzando con su propia disciplina y proceder y continuando con los problemas que se espera que pueda resolver sin perder tiempo. Tanto Para la persona como para las metas organizacionales es indispensable tener clara la consigna de actuar rápido, no perder ni hacer perder el recurso no renovable llamado tiempo

Focus (Enfoque) Conseguir que las personas se enfoquen en los factores relevantes de lo que buscan, es decir, la esencia, lo que realmente importa. Ante tanto distractor, las personas perdemos con facilidad el “Foco” de lo que es importante y prioritario.

Friendly (Amigable) Relacionado ya con la actitud, esta “F” creo que sienta la base de lo que esperamos de una persona al apoyar a sus clientes, relacionarse con sus proveedores, interactuar con sus colaboradores, convivir y colaborar con sus compañeros con sincera y verdadera actitud amistosa que permite estar al pendiente de cómo pedimos lo que necesitamos o la manera en la que llegamos a acuerdos y creamos sinergias, como verdaderos amigos.

Flexibility (Flexibilidad) Esta flexibilidad en la persona se ve reflejada en su capacidad para adaptarse a todo aquello que no espera pero que es parte del entorno e inclusive de sí mismo. Flexibilidad para integrarse o integrar a personas diferentes en su manera de ser y actuar. En el ambiente Organizacional, esta Flexibilidad no propone violar normas pero si usar criterios para no perder el Foco de lo relevante, usando los procedimientos más como auxiliar y menos como escudo para empuñar con fuerza los “No se puede”, encontrando nuevos caminos, opciones y variantes. Considerando estas 5 bases como requisito del pensamiento y de la actitud en los colaboradores o aprendices, creo que es posible sembrar en terreno fértil las Habilidades, Conocimientos y Actitudes que hemos determinado compartir como Mentores de nuestra gente


Acciones para mejorar el desempeño de su almacén

Cuando de almacenes se trata, el abanico de tempestades y oportunidades se abre ampliamente, tanto en la cantidad de problemas que se presentan como en la cantidad de soluciones que hay para mejorar su desempeño, el punto aquí es ¿por dónde empiezo?

Tengo problemas desde el recibo, los inventarios, los embarques, el ausentismo, la rotación del personal, los resultados, los rechazos, las devoluciones, las mermas, los equipos y nadamás de escribir todas estas tribulaciones ya me agoté… ¿te suena la historia?

Desde mi punto de vista, el desempeño de los almacenes es el
resultado directo de cuatro cosas fundamentalmente…

La primera de ellas, eres TÚ… si TÚ. El desempeño de tu
almacén es directamente proporcional a lo que tú haces como
líder de ese grupo, está en función de lo que tú decides sobre ese grupo, de lo que tú propones sobre ese grupo. No valen las excusas en cuanto a las políticas de la empresa, que si no te dejan decidir, que si tu jefe es de tal o cual forma, que si no te dan presupuesto, que si tú, que si yo… nada, eres tú… para que las cosas cambien, primero debes cambiar tú, ¿estamos?

Para ponerle orden a tus almacenes y mejorar sus resultados, es necesario tomar acción sobre las otras tres cosas que nos quedan pendientes…

El Capital Humano, los asociados del almacén que día a día hacen y deshacen, los que surten, los que reabastecen, los que embarcan, los que limpian, los que inventarían, los que dirigen grupos, todos, absolutamente todos ellos forman el capital más importante de la organización y son ellos los que promoverán la disciplina y el orden en tu almacén, tú los guiarás, pero serán ellos los que ejecutarán las instrucciones que tú decidas, entonces, tu primera acción para hacer más productivo tu almacén estará enfocada a hacer que tus asociados del almacén colaboren en la limpieza, el orden, el mantenimiento y la conservación del almacén, ¿cómo lo vas a lograr? Involucrándolos en todos los procesos, asignando responsables, estableciendo límites, descubriendo las potencialidades de cada uno de tus asociados y colocándolos en las posiciones donde naturalmente explotarán sus propias capacidades, habilidades o destrezas, haciéndolos responsables de una parte del proceso y de una parte del almacén.

Los Procesos, después del Capital Humano, verdaderamente creo que esta acción es relativamente simple de ejecutar. Para ello, te preguntaría ¿tus procesos están documentados?, si lo están y no estás obteniendo resultados, quiere decir con toda seguridad que la documentación que tienes, es poco o nada provechosa, quizá está desactualizada, quizá no refleja la realidad de la operación, quizá solo se hizo para cumplir el requisito del ISO 9000, hay muchos quizás.

La importancia de la documentación, es que establece una forma de trabajar estandarizada, esto significa que, si toda la gente hace las tareas de la misma manera, siempre vas a tener el mismo error, y tener eso, es mejor que andar apagando fuegos por todos lados. ¿Suena raro? Velo de esta manera, si en una línea de ensamble, la máquina produce siempre el mismo artículo y por alguna razón hay un desperfecto en ella que hace que las piezas salgan con el mismo error, eso permite al dueño del proceso enfocarse en un solo problema, desde el punto de vista operativo, eso es una ventaja muy grande al momento de resolverlo porque enfocas las baterías en un solo punto.

Es muy común que en las operaciones de almacén, cada uno de los asociados tenga sus propios “métodos” para hacer las cosas y hasta sus propios “trucos” por si el sistema falla. Entonces la segunda acción que debes tomar, es la de alinear tus procesos, estandarizarlos, documentarlos y hacer que los asociados los sigan al pie de la letra, y para que no aniquiles la creatividad en el grupo, créales su propio foro de creatividad y llámalos Círculos de Calidad, Equipo de Alto desempeño, ponle el nombre de su mascota o de su equipo de futbol favorito, pero invítalos a que la creatividad que mostraron al hacer sus propios métodos la apliquen en los procesos actuales para mejorarlos y hacerlos más eficientes. Créeme que esto les dará una magnífica oportunidad de crecimiento y desarrollo.

Y finalmente, la tercera acción está relacionada con la infraestructura, que se refiere a todos los fierros, las computadoras, los montacargas y en general a todo lo “inanimado” que existe en el almacén. Asegúrate de tener las bitácoras de mantenimiento de los montacargas en orden y actualizadas, los extintores debidamente recargados y acorde a las especificaciones de material, los estantes y todo lo relacionado con los fierros para guardar el producto que cumplan con los requisitos de seguridad, en general, asegúrate de que toda la infraestructura del almacén esté en un estado que te permita tener una operación limpia y segura.

Te cuento rápidamente una historia personal, en alguna ocasión me tocó trabajar en un almacén donde el dueño de la empresa poco o nada había hecho por su almacén, y no había hecho nada porque mi antecesor no lo había podido convencer de la importancia de tener el lugar ordenado y seguro. Al recibir el lugar, lo primero que le hice fue un estudio de las condiciones en las que se encontraba el local y le anexé una serie de recomendaciones de implementación inmediata, pegadito a la hoja le anexe los costos de lo que sucedería si no tomábamos acción, costos asociados a los riesgos de muerte y accidentes graves que la gente podría sufrir por la falta de mantenimiento a los equipos y a las instalaciones.

Al tiempo inmediato se fueron haciendo las inversiones en la infraestructura del almacén y el lugar fue adquiriendo y mejorando su desempeño dentro de la organización. No estoy hablando de que tengas que comprar equipo nuevo, sino de hacer productivo lo que hoy en día tienes, eso sí, NUNCA permitas poner en riesgo la integridad física de tus asociados por falta de mantenimiento a tus instalaciones, NUNCA.

Así que aquí tienes estas tres acciones (que en realidad fueron cuatro) que necesitas poner en práctica para mejorar el desempeño de tu Centro de Distribución, como siempre…

Te deseo la mejor de las suertes


Administración de Proyectos

En la mayoría de las organizaciones, la administración de proyectos es una disciplina no reconocida; la gente suele asumir que puede llegar a ser administrador de proyectos después de demostrar talento, por ejemplo, como desarrollador de software o analista de negocio.

De esta forma, un empleado ejemplar puede volverse un administrador de proyectos con poco conocimiento de lo que se necesita para administrarlos eficazmente. Con frecuencia, el resultado es que los nuevos PMs descubren que no están preparados para ocupar dichas responsabilidades.

Su primer proyecto no cumple los objetivos y se comienza a dudar de si el PM podrá encargarse de futuros proyectos.

Hay una mejor forma de conseguir buenos PMs. Las organizaciones deberían entender las cualidades que hacen a un buen administrador de proyectos, identificar la gente adecuada para el trabajo y prepararlos para ocupar dicho rol.

El Líder de Proyecto: Para un buen PM, la combinación correcta está formada de dos partes. Como en la mayoría de las profesiones, la administración de proyectos requiere un conjunto de habilidades técnicas que uno puede aprender con entrenamiento, pero también requiere un conjunto particular de rasgos que presentan un desafío para los programas de entrenamiento. La parte relacionada con el comportamiento puede llegar con la experiencia, pero no todo mundo tiene las cualidades personales como para ser excelentes prospectos. Las organizaciones necesitan entender esto si es que quieren contar con una administración de proyectos efectiva.

Habilidades Técnicas: Para ser un PM eficaz se requiere habilidades en planeación de proyectos, evaluación de estatus de proyectos y reconocimiento de posibles riesgos. Estas son habilidades que una persona puede aprender por medio de capacitación.

Planeación: La habilidad para planear significa ser capaz de identificar tareas que necesitan realizarse, incluyendo las diferentes dependencias incluidas en la tarea, y desarrollar estimados de tiempo y recursos necesarios para completar un proyecto.

Evaluación del estado del proyecto. Cada PM debe saber cómo determinar el estatus de un proyecto en desarrollo comparado con los detalles de su plan.

Manejo de riesgos. A los PMs se les puede enseñar a identificar riesgos mediante el uso de un contrato que aclare los objetivos, alcance, recursos y tiempos y luego a usar técnicas de administración de proyectos para manejar estos riesgos. Las organizaciones deberán estar preparadas para proporcionar cursos de certificación, entrenamiento en sitio o algún tipo de entrenamiento de alta calidad en habilidades requeridas por nuevos o posibles PMs.
Habilidades de comportamiento: El componente conductual dentro de la habilidad para administrar proyectos incluye tres elementos cruciales: la capacidad de anticipar, atención a los detalles y la habilidad para persuadir a otros. Estas cualidades constituyen una especie de “arte” dentro del arsenal de talentos de un administrador. En parte son cualidades personales intrínsecas, en parte son producto de la experiencia y en otra parte muy pequeña son cuestión de aprendizaje.

Habilidad para Influenciar: Sin importar que tanta planeación se lleve a cabo para un proyecto, la habilidad de un PM para dar buenos resultados depende en su habilidad para influenciar a la gente. Los miembros del equipo deben entender sus tareas y saber por qué son importantes, a los clientes y patrocinadores ejecutivos del proyecto se les debe de mantener informados del progreso para que las decisiones que tomen se alineen con las metas del proyecto. En conclusión un PM tiene habilidades para poder comunicarse con todos los interesados y manejar las expectativas durante el camino de la culminación exitosa del proyecto.


La importancia de la comunicación (Comunicación Asertiva)

“La asertividad es el estilo adecuado y propio que todos debemos desarrollar y cultivar. Es uno en que la persona demanda sus derechos y respeta los de los demás, toma en consideración sus necesidades como las de otros, expresa sus pensamientos, sentimientos y creencias en forma directa, rme y honesta sin ser agresivo ni ofender a los demás.”