En la mayoría de las organizaciones, la administración de proyectos es una disciplina no reconocida; la gente suele asumir que puede llegar a ser administrador de proyectos después de demostrar talento, por ejemplo, como desarrollador de software o analista de negocio.

De esta forma, un empleado ejemplar puede volverse un administrador de proyectos con poco conocimiento de lo que se necesita para administrarlos eficazmente. Con frecuencia, el resultado es que los nuevos PMs descubren que no están preparados para ocupar dichas responsabilidades.

Su primer proyecto no cumple los objetivos y se comienza a dudar de si el PM podrá encargarse de futuros proyectos.

Hay una mejor forma de conseguir buenos PMs. Las organizaciones deberían entender las cualidades que hacen a un buen administrador de proyectos, identificar la gente adecuada para el trabajo y prepararlos para ocupar dicho rol.

El Líder de Proyecto: Para un buen PM, la combinación correcta está formada de dos partes. Como en la mayoría de las profesiones, la administración de proyectos requiere un conjunto de habilidades técnicas que uno puede aprender con entrenamiento, pero también requiere un conjunto particular de rasgos que presentan un desafío para los programas de entrenamiento. La parte relacionada con el comportamiento puede llegar con la experiencia, pero no todo mundo tiene las cualidades personales como para ser excelentes prospectos. Las organizaciones necesitan entender esto si es que quieren contar con una administración de proyectos efectiva.

Habilidades Técnicas: Para ser un PM eficaz se requiere habilidades en planeación de proyectos, evaluación de estatus de proyectos y reconocimiento de posibles riesgos. Estas son habilidades que una persona puede aprender por medio de capacitación.

Planeación: La habilidad para planear significa ser capaz de identificar tareas que necesitan realizarse, incluyendo las diferentes dependencias incluidas en la tarea, y desarrollar estimados de tiempo y recursos necesarios para completar un proyecto.

Evaluación del estado del proyecto. Cada PM debe saber cómo determinar el estatus de un proyecto en desarrollo comparado con los detalles de su plan.

Manejo de riesgos. A los PMs se les puede enseñar a identificar riesgos mediante el uso de un contrato que aclare los objetivos, alcance, recursos y tiempos y luego a usar técnicas de administración de proyectos para manejar estos riesgos. Las organizaciones deberán estar preparadas para proporcionar cursos de certificación, entrenamiento en sitio o algún tipo de entrenamiento de alta calidad en habilidades requeridas por nuevos o posibles PMs.
Habilidades de comportamiento: El componente conductual dentro de la habilidad para administrar proyectos incluye tres elementos cruciales: la capacidad de anticipar, atención a los detalles y la habilidad para persuadir a otros. Estas cualidades constituyen una especie de “arte” dentro del arsenal de talentos de un administrador. En parte son cualidades personales intrínsecas, en parte son producto de la experiencia y en otra parte muy pequeña son cuestión de aprendizaje.

Habilidad para Influenciar: Sin importar que tanta planeación se lleve a cabo para un proyecto, la habilidad de un PM para dar buenos resultados depende en su habilidad para influenciar a la gente. Los miembros del equipo deben entender sus tareas y saber por qué son importantes, a los clientes y patrocinadores ejecutivos del proyecto se les debe de mantener informados del progreso para que las decisiones que tomen se alineen con las metas del proyecto. En conclusión un PM tiene habilidades para poder comunicarse con todos los interesados y manejar las expectativas durante el camino de la culminación exitosa del proyecto.